Wir suchen eine/n

Operations Assistant (m/w/d)

Deutsch fließend, English fluent

Worum geht es?

Du unterstützt unseres Operations Team im Alltagsgeschäft. Du übernimmst operative und administrative Aufgaben. Du verfügst über ein tadelloses Urteilsvermögen und Diskretion, Integrität, Initiative und gute organisatorische Fähigkeiten. Du bist proaktiv und vielseitig und Du bist in der Lage, sehr genau auf Details zu achten und gleichzeitig knappe Fristen einzuhalten. Du arbeitest selbstständig und setzt effektiv Prioritäten.


Dein Alltag als Operations Assistant...

Deine Kernaufgaben im Bereich Admin and Finance:

  • Qualifizierte und pro-aktive Unterstützung und Entlastung des Management-Teams
  • Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie z.B. die Beantwortung von E-Mails, Ablage von (vertraulichen) Dokumenten, Einführung neuer Tools/Methoden zur Automatisierung manueller Prozesse
  • Unterstützung bei der Redaktion des monatlichen Reportings
  • Kalenderpflege, Terminplanung und ggf. Reiseorganisation
  • professionelle Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings
  • Unterstützung in der Kommunikation mit Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen


Deine Kernaufgaben im Bereich HR:

  • Erstellung von Dokumenten und Verträgen (Arbeitsverträge, Zeugnisse etc. )
  • Unterstützung des Bewerbermanagement
  • Durchführung der Erstgespräche mit Bewerbern
  • Pflege und Erweiterung des Talent Pools
  • Durchführung administrativer Tätigkeiten und Prozesse im HR Bereich
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Mitarbeitergespräche
  • Umsetzung unserer Rekrutierung und Onboarding Workflows
  • Unterstützung bei der Gestaltung von Team Events
  • Vorbereitung und Nachbearbeitung von unserem Town All und All Hands Meetings


Das bringst Du mit…

  • Du besitzt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung oder eine ähnliche Qualifikation/ nachweisbare Erfahrung.
  • Du verfügst über sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2)
  • Du bist sehr strukturiert und ein Organisationstalent, das auch in Stresssituationen Prioritäten setzen kann
  • Du verfügst über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, hohe emotionale Intelligenz und Taktgefühl
  • Du bist technikbegeistert und hast Erfahrung im Umgang mit Standardsoftware wie Word, Excel, PowerPoint, etc
  • Im Idealfall hast Du erste Erfahrungen im HR Bereich bereits gesammelt
  • Du hast Freude an der hybride Arbeitsweise (2/3 Tagen von Ort - 2/3 im Home Office auf Wunsch)


Hintergründe zur Firma und Kernprodukt

Wir möchten Klarheit ins Gesundheitswesen bringen. Wir glauben, dass es für jeden so einfach wie möglich sein sollte, bei Bedarf auf wertvolles medizinisches und pharmazeutisches Wissen zuzugreifen. Xircle entwickelt eine umfassende AI-basierte pharmazeutische Wissensplattform und schafft damit einen universellen Zugang zum pharmazeutischen Wissen für alle Healthcare Stakeholder.


Das Team

Wir sind ein engagiertes, erfahrenes, internationales Team von 20 Mitarbeitern. Das Team wächst und bereichert sich gegenseitig. Wenn Du unternehmerisch denkst und die Zukunft unseres Unternehmens aktiv gestalten willst, bist Du vielleicht genau die Person, die wir suchen!


So begeistern wir Dich...

  • Vollzeit oder Teilzeit Stelle mit flexibler Arbeitszeitgestaltung (wir lieben und leben “hybrid work”) in einem motivierten Team
  • Modernstes Arbeitsumfeld im Zentrum Berlins
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
  • 28 Urlaubstage sowie Heiligabend und Silvester frei
  • Du kannst sofort starten, also am besten bereits… gestern!


Wenn Du Dich angesprochen fühlst, sende uns bitte Deine Bewerbung mit Lebenslauf und möglichem Eintrittstermin per E-Mail an jobs@xirce.ai.